ARXivar - Il software per la gestione documentale

ARXivar è una piattaforma di Document & Process Management completa e scalabile mediante la quale è possibile archiviare in un contenitore informatico centralizzato infiniti documenti elettronici provenienti dai vari sistemi informativi che l'azienda utilizza (Gestionale PIGC, email, fax, office, foto, disegni sistemi qualità, rilevazione presenze, etc..), e mette a disposizione, mediante una interfaccia estremamente intuitiva che soddisfa i canoni Microsoft di ergonomia, degli strumenti di gestione per condividere, collaborare, far circolare e movimentare i documenti elettronici, gestire le diverse revisioni, applicare note ed allegati sui documenti.

Adesso che abbiamo spiegato in poche righe cosa è Arxivar vediamo nel dettaglio le sue funzionalità.

 

GESTIONE DOCUMENTALE

 

Con ARXivar è possibile gestire tutta la documentazione e le informazioni aziendali, i documenti e le note, i log, gli allegati, le associazioni, i fascicoli, i promemoria, i protocolli, i moduli, archiviare i documenti in modo massivo, stabilire delle liste di distribuzione e condividere in modo ottimale le informazioni all'interno dell'azienda.

 

L’archiviazione dei documenti

  • Sostituisce interamente l'archiviazione su cartelle condivise nell'azienda
  • Completa integrazione con TUTTE le fonti documentali presenti in azienda
  • Semplice interfaccia di archiviazione integrata in tutte le maschere di salvataggio nel mondo MS Windows
  • Si integra in tutti gli strumenti di posta elettronica e fax

 

Annotazioni e allegati

La scheda documentale può essere arricchita di annotazioni personali o di gruppo

Possono essere allegati altri documenti secondari utili per la trattazione della scheda

Le annotazioni sono legate alla revisione del documento archiviato e sono rese disponibili a tutti gli utenti ovvero possono essere protette per la consultazioni di alcuni utenti

Le annotazioni inoltre possono essere legate al documento nel suo ciclo di conservazione sostitutiva

Gli allegati sono legati alla revisione del documento archiviato e sono resi disponibili a tutti gli utenti ovvero possono essere protetti per la consultazioni di alcuni utenti

Gli allegati possono essere riportati in conservazione sostitutiva così come allegati alle spedizioni operate in multicanalità

 

Modelli

Centralizzazione e gestione semplificata di tutti i modelli aziendali

Accesso controllato alla compilazione e revisione dei modelli

Compilazione guidata e archiviazione automatica

Microsoft Office, OpenOffice, Adobe PDF: i documenti creati con questi strumenti possono diventare modelli a disposizione del personale aziendale in pochi minuti

I modelli corretti e sempre aggiornati sono immediatamente messi a disposizione degli uffici e del personale di competenza, inoltre il mantenimento del modello può essere delegato ad utenti specifici

I campi vengono compilati automaticamente a partire dai campi della scheda documentale

Il percorso operativo, autorizzativo o di completamento delle informazioni può essere inserito in un flusso

 

Ricerca

È possibile effettuare all'interno di ARXivar la ricerca dei documenti, in modo facile e veloce

È possibile eseguire le ricerche su tutti i campi di profilo del documento, sulle note allegate ai documenti o su dati anagrafici del mittente o del destinatario.

Ricerca su OGNI campo disponibile nella scheda documentale

Ricerca sugli allegati e sulle annotazioni

Ricerca all'interno dei volumi posti in conservazione sostitutiva

Ordinamento e aggregazione multilivello dei dati

 

DEMATERIALIZZAZIONE e CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

 

Ciclo Attivo

ARXivar è in grado di acquisire automaticamente tutti i documenti che vengono generati da un sistema gestionale.

Usando ARXivar Spool Recognition è possibile leggere i dati presenti su Fatture, Bolle, Ordini, Registri contabili e di magazzino, Rapportini di uscita dei tecnici e archiviarli automaticamente.

Ciclo Passivo

Anche per il ciclo passivo ci sono dei connettori universali per i vari sistemi gestionali che ci permettono di archiviare automaticamente tutti i documenti pervenuti dai fornitori, indipendentemente dal formato, codificando le informazioni attraverso delle etichette Barcode.

Inoltre con l'uso di ARXivar Free Form Recognition siamo in grado di leggere le informazioni dai documenti per poi passarle al sistema gestionale.

Conservazione Sostitutiva

ARXivar si è allineato alle nuove normative in materia di archiviazione documentale che finalmente sanciscono le "Regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia di documentazione amministrativa, di cui al Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.445".

ll modulo prevede che qualunque documento elettronico archiviato in ARXivar possa essere conservato solo in forma elettronica, seguendo una procedura (Wizard) che prevede la creazione di un volume di conservazione contenente i dati validati dalla firma digitale e marcatura temporale. La procedura offre le funzioni per la consultabilità dei dati in modo autoconsistente.

 

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)

 

L'impresa è una macchina complessa che va messa a punto costantemente. Sempre di più il vantaggio competitivo di un'azienda dipende dalla sua abilità di adattarsi ai cambiamenti in modo rapido e di eccellere nei processi chiave di business intesi come un insieme di attività, coordinate e supportate, da persone, tecnologie e conoscenze; come evadere un ordine, rispondere ad una richiesta del cliente o produrre un nuovo bene di consumo.

Nasce dunque la necessità di coordinare gruppi di lavoro, definendo, a fronte di un particolare evento, chi deve fare che cosa, con quali strumenti, con quali informazioni, con quali poteri decisionali.

ARXivar è lo strumento informatico che consente di coordinare tutto questo.

Con il workflow DESIGNER ( disegnatore grafico di processi ), si definiscono le azioni, i tempi, le persone che devono eseguire delle attività secondo un determinato percorso procedurale. ll workflow di ARXivar consente all'azienda di essere proattiva e semplificare le attività, che arrivano direttamente sulla "scrivania elettronica" di chi deve svolgerle.

In questo modo è possibile monitorare in modo più efficiente i processi aziendali, poter identificare tempestivamente le criticità e rendere disponibili strumenti per analizzare e gestire le eccezioni.

Riducendo i tempi di esecuzione dei processi si ottengono benefici in termini di efficacia ed efficienza e dunque una sensibile riduzione dei costi di gestione.

Esempi di utilizzo: Approvazione fatture fornitori, RDA, Certificazione qualità, Richieste di ferie o permessi, Product Change Management, Approvazione fidi, Vendita auto nuove e usate, Distribuzione cedolini, Assistenza clienti, Recupero crediti, Controllo qualità materiali, Controllo solvibilità, Distribuzione disegni tecnici, Gestione rapportini, ...

 

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